Mietzinsforderungen für den Monat (pro rata bei Ein- und Auszug, Quartalszahler im Quartal) · Zahlungsabgleich über die QR-Referenz, Überzahlungen auf den nächsten Posten · Zahlungserinnerung nach 5 Tagen, Mahnung nach 15 Tagen als Nachricht an alle Vertragsparteien, per E-Mail mit der QR-Rechnung des offenen Monats, aber nur bis zum Tag, bis zu dem der Kontoauszug eingelesen ist (niemand wird gemahnt, der längst bezahlt hat) · Fristansetzung nach Art. 257d OR als Entwurf, Kündigungsentwurf nach unbenutzter Frist · Fristen- und Wartungsradar · Mietzinsstufen am Stichtag · Referenzzinssatz beim BWO und LIK beim BFS abgefragt, bei Abweichung Anpassungsentwürfe je Vertrag (Referenzzins: Senkung wie Erhöhung; Index: ab 1 %, höchstens jährlich) · Nebenkosten-Periode ab 15. Januar · Eigentümerabrechnung je Quartal als Entwurf · Onboarding-Erinnerung nach 14 Tagen · Monatsreport an jeden Eigentümer ab dem 3. (im Januar mit Steuerbeilage je Liegenschaft im Archiv) · QR-Rechnung für den Folgemonat ab dem 20. an Mieter, die das wünschen · Datensicherung · danach eine Mail an die Verwaltung mit dem, was heute eine Entscheidung braucht (nur wenn etwas offen ist).

Reparaturen über dem Kostendach (Eigentümer, sofort per E-Mail mit Freigeben/Ablehnen-Link ohne Login; beauftragte Handwerker erhalten Auftrag, Adresse und Mieterkontakt automatisch) · Fristansetzungen und Kündigungen (Briefe je Partei per Klick, Zugang erfassen) · Mietzinsanpassungen (Formular je Partei, «mitgeteilt» setzen) · Zahlungen ohne Referenz zuordnen · Handwerker-Rechnungen über dem Kostendach · Nebenkostenabrechnung erstellen und versenden · Eigentümerabrechnung freigeben · Onboardings abschliessen. Was Propti nicht selbst darf: Rechtsgestaltendes wird immer nur als Entwurf vorbereitet.

Onboarding: Eigentümer, Liegenschaften, Objekte, Mieter und Mietzinsen auf einer Seite (Mietverträge als PDF hochladen, Propti liest sie; oder CSV-Import aus Fairwalter, ImmoTop, Rimo, Excel). Beim Abschluss erhalten Mieter und Eigentümer mit E-Mail automatisch ihren Portalzugang (Einladungslink, 7 Tage). Propti prüft die Vollständigkeit, sagt welche Unterlagen fehlen, schreibt die Anforderung an den Eigentümer und erinnert nach 14 Tagen. Beim Abschluss startet die Sollstellung und jeder Mieter erhält seine Zahlungsinformationen. Zahlungseingänge kommen aus dem Kontoauszug: einmal im Monat den CSV-Export aus dem E-Banking (PostFinance, UBS, Raiffeisen, ZKB, Kantonalbanken) unter «Zahlungen» hochladen, kein EBICS und kein Bankvertrag nötig; wer camt.054 hat, lädt das hoch.

Jeder Mieter bekommt eine Swiss QR-Rechnung (PDF im Portal, per E-Mail beim Onboarding, oder alle einer Liegenschaft zum Ausdrucken): scannen, zahlen, fertig. Die Referenz bleibt gültig, ein Dauerauftrag reicht. Eingänge kommen per CSV-Kontoauszug aus dem E-Banking oder camt; Zahlungen mit Referenz ordnet Propti selbst zu, der Rest landet in der Klärung mit Vorschlag. Wer den Auszug nur einmal im Monat einliest, riskiert nichts: gemahnt wird nur bis zum Bankstand. Bar bezahlt oder im E-Banking gesehen: «Bezahlt» beim offenen Posten. Lieferantenrechnungen unter Geldfluss als PDF oder Foto hochladen: Propti liest Lieferant, Betrag, Datum, Kategorie und Liegenschaft heraus, du prüfst und erfasst; der Beleg liegt im Archiv.

Eigentümer sehen nur ihr Portfolio: Kennzahlen, Rendite, Freigaben (auch per Klick aus der E-Mail), Abrechnungen, Steuerbeilage, Archiv; Registrierung und Onboarding auch selbst. Mieter sehen Vertrag, Zahlungsinfos mit QR-Referenz und QR-Rechnung als PDF (zum Scannen im E-Banking), Kündigungsfristen, Dokumente, melden Schäden und lesen ihre Zähler selbst ab (mit Plausibilitätsprüfung). Handwerker sehen ihre Aufträge, bestätigen Termine, melden erledigt und reichen die Rechnung ein. Zugänge über Einladungslink, Passwort per «Passwort vergessen».

Art. 257d OR (Nachfrist ab Zugang, Zustellfiktion, 30 Tage auf Monatsende, Ehegatten separat, Bagatell-Warnung) · Art. 269d OR und VMWG (Referenzzins-Überwälzung, Termin je Vertrag, 10-Tage-Regel, Begründungspflicht, amtliches Formular je Kanton; Referenzzinssatz wird automatisch beim BWO abgefragt) · Indexmiete Art. 17/19 VMWG (LIK-Cap, 30 Tage auf Monatsende, Mitteilung erst nach Publikation) · Art. 270 OR (Anfangsmietzins-Formular in Pflichtkantonen) · Art. 266l/n OR (Kündigungsform) · VMWG Art. 4 (Nebenkosten) · OR 958f (Aufbewahrung 10 Jahre) · revDSG (Bonität nur mit Einwilligung).

Im Onboarding genügt die Adresse: Ort, Kanton, EGID, EGRID, Parzelle, Baujahr, Anzahl Wohnungen und Heizung kommen aus dem eidgenössischen Gebäude- und Wohnungsregister. Beim Absender prüft Propti die Adresse gegen das amtliche Verzeichnis und schlägt Korrekturen vor. Mit einem Pingen-Konto druckt und versendet Propti die Briefe selbst: Fristansetzung und Kündigung als Einschreiben, Mietzinsrechnung und Nebenkostenabrechnung an Mieter ohne E-Mail. Das Zustelldatum kommt zurück und setzt die Frist nach Art. 257d; kommt ein Brief zurück, steht er auf «Heute» mit dem Hinweis, dass die Frist nicht läuft.

Mietverträge hochladen im Onboarding: Objekt, Mieter, Beginn, Mietzins, Nebenkosten, Depot, Fristen und Indexbasis werden gelesen und eingetragen, das PDF hängt am Vertrag. Rechnungen hochladen im Geldfluss: Lieferant, Betrag, IBAN, QR-Referenz, Kostenart, passender Handwerkerauftrag (Kostendach wird geprüft). Schadenmeldungen mit Foto: Gewerk, Dringlichkeit, Kostenschätzung und Haftung werden eingeschätzt, Bagatellen gehen ohne Rückfrage an den Handwerker (mit Foto), Grösseres mit Betrag an den Eigentümer. Ohne Schlüssel läuft alles regelbasiert weiter.

Übergabeprotokoll mit der paritätischen Lebensdauertabelle (276 Bauteile mit Richtpreisen): Bauteil und Alter eingeben, Propti rechnet den Mieteranteil (Restwert) und den Depotabzug. Vor dem Einzug verlangt «Heute» den Kautionsnachweis, nach dem Auszug die Freigabe. Ausserterminliche Kündigungen laufen nach Art. 264 OR: der Vertrag endet ordentlich, das Inserat startet ab Wunschdatum, die Zusage an den Nachmieter entlässt den Vormieter. Bleibt ein Rückstand nach der Kündigung, liegt das Betreibungsbegehren je Schuldner bereit. Mieter sehen im Portal die Belege hinter ihrer Nebenkostenabrechnung (Art. 8 VMWG).

Archiv verschlüsselt mit Datenstandort Schweiz (Swiss S3 oder lokal), Integritätsprüfung, Aufbewahrungsfristen, Legal Hold · tägliche Datensicherung · Rollen-Trennung auf jeder Route · jede automatische Aktion im Protokoll («Automatisch erledigt») · Provider für E-Mail, SMS, WhatsApp, Signatur, Bonität und Smart Lock sind steckbar; ohne Provider bleibt nichts stumm liegen, «Heute» sagt es.

Eigener Vertrag mit Miete und Kündigungsfrist · Zahlungsstand und nächste Fälligkeit · Dokumente aus dem Archiv · Schaden oder Anliegen melden, Status verfolgen.
Bereich «Mein Zuhause», erscheint nach Login als Mieter.

Zugewiesene Aufträge mit Adresse, Beschreibung und Kontakt vor Ort · Termin bestätigen · Erledigt melden, Ticket schliesst sich beim Mieter.
Bereich «Meine Aufträge», erscheint nach Login als Handwerker.